Overheden willen het afhandelen van overheidsopdrachten vereenvoudigen en ze transparanter
en efficiënter laten verlopen. Om die reden heeft de federale dienst e-Procurement een platform
ontwikkeld waarop overheidsopdrachten elektronisch kunnen worden afgehandeld en dit vanaf
de aankondiging tot de gunning van de opdracht.
Dit artikel werd geschreven met de hulp van een uitgegeven handleiding van de Belgische overheid. Deze handleiding kan je hier raadplegen. Onderaan vindt je als ondernemer een samenvatting. We richten ons enkel op het indienen van de offerte.
Het indienen en openen van offertes / aanvragen tot deelneming gebeurt via e-Tendering: https://eten.publicprocurement.be/etendering/
Wat heb je nodig?
Configuratie
Algemeen gesproken heb je volgende zaken nodig om e-Tendering te kunnen gebruiken:
- Een computer uitgerust met een recent besturingssysteem
- Een internetverbinding
- Een standaard webbrowser
- Een recente versie van JAVA
- Een gekwalificeerd certificaat afgeleverd op een veilige drager (chipkaart, usb-token, …)
De gedetailleerde minimumvereisten om e-Tendering te kunnen gebruiken vind je in onderstaand document:
https://www.publicprocurement.be/nl/documenten/specificaties-e-procurement
Toegang tot het e-Procurement platform
De federale dienst e-Procurement heeft als doel de processen en transacties in verband met overheidsopdrachten te digitaliseren, en dit door middel van internetapplicaties.
Registreer je als onderneming op https://my.publicprocurement.be/
Meld je aan als onderneming met je gebruikersnaam en wachtwoord op https://eten.publicprocurement.be/etendering/home.do
Hoe dien je een elektronische offerte in?
Ga naar de opdracht waaraan je wil deelnemen.
Ga naar de specifieke opdracht via het Tender-Alert platform zoek de opdracht bij ‘uw projecten’ of ‘favorieten’, op de databank pagina kan je de opdracht ook steeds snel terug vinden.
Links van boven vind je de link naar het e-Notification platform
Op het publicatie platform e-Notification rechts bovenaan vind je de toegang naar het e-Tendering platform voor het indienen van de offerte.
Klik op de knop en je komt automatisch in het dossier in e-Tendering.
Deelname bevestigen en documenten uploaden.
Aanvankelijk zie je in het dossier in e-Tendering 2 tabbladen: “Beschrijving” en “Parameters”.
Klik onderaan het tabblad “Beschrijving” op de knop “Mijn deelname bevestigen”. Hierdoor verschijnt er een derde tabblad “Mijn offerte/aanvraag tot deelneming” en zal het dossier ook verschijnen op de pagina “Mijn Dossiers”.
Op het tabblad “Mijn offerte/aanvraag tot deelneming” kan je de bestanden die deel uitmaken van je offerte opladen.
- Klik op de knop “Nieuwe documenten toevoegen”.
- Klik op de knop “Kies” om de documenten te selecteren die je wenst te uploaden
- De geselecteerde documenten worden getoond
- Je kan nog meer documenten selecteren door opnieuw op de knop “Kies” te klikken
- Je kan documenten ook verwijderen door op “Annuleren” te klikken
- Klik op de knop “Verzenden”
- Klik ten slotte op “OK” om terug te keren naar het tabblad “Mijn offerte/aanvraag tot deelneming”
Het elektronische inschrijvingsformulier invullen
Je kan het elektronische inschrijvingsformulier slechts invullen indien deze optie werd geactiveerd door de aanbestedende overheid.
Via het inschrijvingsformulier kan je als inschrijver de naam en het adres van je onderneming opgeven en eventueel de prijs van je offerte. Deze gegevens verschijnen bij de opening van het dossier automatisch in het PV van Opening.
- Indien je op het tabblad “Mijn offerte/aanvraag tot deelneming” een knop “Inschrijvingsformulier” ziet, dan heeft de aanbestedende overheid deze optie geactiveerd. De rode kleur van de knop geeft aan dat je dit inschrijvingsformulier nog niet hebt ingevuld. Klik op de knop
- Vul het formulier in. Zorg steeds dat de gegevens in dit online formulier volledig overeenstemmen met de gegevens in je offerte(formulier) o Indien van toepassing, duid aan voor welke percelen je een voorstel indient o Indien van toepassing, geef de globale prijs (per perceel) op
- Als het formulier volledig werd ingevuld en bewaard, zal de knop “Inschrijvingsformulier” een groene kleur krijgen
Het indieningsrapport ondertekenen
Zodra alle documenten opgeladen zijn, kan je het indieningsrapport ondertekenen. Dit rapport bevat alle noodzakelijke gegevens omtrent de documenten die je hebt opgeladen en – indien van toepassing – van het elektronische inschrijvingsformulier.
- Klik op de knop “Indieningsrapport finaliseren en tekenen”
- Het indieningsrapport opent in een nieuw venster of tabblad. Onderaan de pagina vind je de knoppen met de verschillende ondertekenopties.
AANDACHTSPUNTEN BIJ HET ONDERTEKENEN
1. Zolang het dossier niet is geopend door de aanbestedende overheid kan je nog wijzigingen aanbrengen in het elektronische inschrijvingsformulier en aan de bestanden die je hebt ingediend. Zodra je iets aanpast, dien je wel een nieuwe versie van het indieningsrapport te ondertekenen.
2. Indien je het indieningsrapport door meer dan één persoon wenst te laten ondertekenen, dan mag het plaatsen van de digitale handtekeningen in geen geval gelijktijdig worden uitgevoerd (bv vanop verschillende computers of vanuit verschillende browsers). Concreet betekent dit dat de tweede/volgende persoon die een handtekening wil plaatsen het indieningsrapport pas mag openen (door te klikken op de knop “indieningsrapport bekijken en tekenen”) NADAT de eerste/ vorige persoon de handtekeningprocedure volledig heeft afgerond en op het indieningsrapport de boodschap ziet verschijnen dat er een ondertekeningsprocedure werd uitgevoerd. Het niet naleven van bovenstaande richtlijnen kan ervoor zorgen dat één of meer digitale handtekeningen niet kunnen worden geregistreerd door de applicatie.
3. Indien je de “e-ID-methode” gebruikt, wordt er een handtekening geregistreerd voor het laatste indieningsrapport. De applicatie gaat de wettelijke conformiteit van deze handtekening niet na. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver zelf om zich te vergewissen van de wettelijke conformiteit van deze handtekening (geldigheid, ondertekend door de mandaathouder(s) of volmachthouder(s) om de inschrijver te verbinden, …).
Als je de “3rd Party-methode” gebruikt, wordt er een bestand geüpload. De applicatie gaat niet na of dit bestand een handtekening bevat, noch of de handtekening met de reglementering strookt. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver zelf om zich ervan te vergewissen dat het bestand dat werd opgeladen een wettelijk conforme handtekening bevat (geldigheid, ondertekend door de mandaathouder(s) of volmachthouder(s) om de inschrijver te verbinden, …). Welke handtekenmethode ook wordt gekozen, het handtekenformaat en het gebruikte certificaat moeten beantwoorden aan de vereisten van de Belgische wetgeving.
4. De Belgische wetgeving legt voortaan aan inschrijvers de verplichting op om het indieningsrapport dat gegeneerd wordt door het platform te ondertekenen. De offertes waarvoor het indieningsrapport niet wordt getekend, zullen door de aanbestedend overheid worden geweigerd. Dit betekent dat een elektronische handtekening geplaatst op een document dat deel uitmaakt van de indiening (voorbeeld: een getekend PDF-bestand dat de offerte bevat) niet in aanmerking zal worden genomen door de aanbestedende overheid.
Het indieningsrapport ondertekenen
De e-ID methode
Wanneer het handtekenen voltooid is, word je automatisch teruggeleid naar het indieningsrapport. Je zal ook een mail ontvangen met de officiële versie van je indieningsrapport. Sluit het venster/tabblad met het indieningsrapport om terug te keren naar het tabblad “Mijn offerte/aanvraag tot deelneming”. Een groene knop “Indieningsrapport bekijken en tekenen” bevestigt dat het indieningsrapport getekend is. Je hebt nu succesvol een offerte of aanvraag tot deelneming ingediend.
De e-token methode
Vanaf 2 augustus is de ondertekenmodule ‘eToken-methode: ondertekenen met een QuoVadiscertificaat’ niet langer rechtstreeks geïntegreerd in de applicatie e-Tendering. Het zal dus niet meer mogelijk zijn om een indieningsrapport of een PV van opening te ondertekenen aan de hand van deze methode.
De 3rd party methode
De derde handtekenmethode maakt het mogelijk eigen handtekensoftware te gebruiken
Afhankelijk van de keuze van de aanbestedende overheid kunnen er enkele beperkingen zijn met betrekking tot het formaat van de handtekening. Algemeen genomen wordt elk formaat van handtekening aanvaard tenzij de aanbestedende overheid hier anders over beslist. In dit geval zal dit meegedeeld worden via de parameters van het dossier.
Als je ervoor kiest om op deze manier te tekenen, zorg dan dat je goed geïnformeerd bent en test alles grondig uit!
Aanvullende informatie
- Offertes die niet correct zijn ondertekend (via het indieningsrapport), zullen door de aanbestedende overheid worden geweerd, behalve ingeval het gaat om een opdracht geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Evenwel zal de wering ook in dat laatste geval volgen, wanneer de aanbestedende overheid in die sanctie zou hebben voorzien in de opdrachtdocumenten.
- De handtekening moet altijd door de mandaathouder of een volmachthebber geplaatst worden.
- De elektronische handtekening moet een geavanceerde handtekening zijn die met een gekwalificeerd certificaat geplaatst wordt. Dit certificaat is op een beveiligde drager opgeslagen.
- Configureer tijdig je computer om probleemloos een elektronische handtekening te kunnen plaatsen
Via onze unieke webapplicatie stel jezelf filters in waarvoor je een alert ontvangt. Op het platform staan de nodige links om snel jouw offerte te kunnen indienen.
Bij Tender-Alert vind je alle Belgische gepubliceerde overheidsopdrachten. Registreer je voor het Gratis Abonnement en ontdek hoe het werkt.
